Wie Top-Performer ihre To-do-Listen erstellen

Denn berufstätige Schraubenmutter lebe ich nachdem meinen To-do-Listen. Von Fristen, Terminen und Besprechungen solange bis hin zu Spielterminen, Pädiater-Follow-ups und Nanny-Zahltagen entgeht nichts meinen langatmigen Listen.

Freilich es ist leichtgewichtig, sich zu entscheiden, welche ausgefallene App oder welches System Sie pro Ihre Verkettete Liste verwenden sollten. Viele (sehr nerdige) Web-Argumente trudeln sich um den richtigen Herangehensweise. Sollten Sie nebst Graphitstift und Papier bleiben? Eine iPhone-App?

„meine Wenigkeit glaube Festtag an die von David Allen Pipapo erledigen Philosophie – dass ‘Ihr Verstand zu diesem Zweck da ist, Ideen zu nach sich ziehen, nicht daran festzuhalten’“, sagte Liz Sumner, ein Produktivitätscoach. In diesem Kasus ist es welcher beste Weg, sich zu zusammenfassen und Ihre beste Arbeit zu leisten, während Sie Aufgaben aus Ihrem Gehirn hervor und in ein System können, dem Sie vertrauen. Freilich welcher?

Ende diesem Grund nach sich ziehen wir Sumner und Treffer Refsland, verdongeln preisgekrönten Zeitmanagement-Weblog-Verfasser und SEO-Spezialisten, um Rat gefragt, wie man die „perfekte“ To-Do-Verkettete Liste zusammenstellt.

Schritttempo 1: Vorentwurf

Um die besten Ergebnisse pro die To-Do-Verkettete Liste zu erzielen, nehmen Sie sich irgendetwas Zeit, vorweg Sie Ihre nächste erstellen, um Ihre Gewohnheiten zu begutachten. Denken Sie an ein paar logistische Finessen:

1. Betrachten Sie Ihre Menge welcher Arbeit. Suchen Sie nachdem wiederholbaren Rhythmen in Ihrer Arbeit – Aufgaben, die Tag für Tag, jede Woche oder monatlich zur gleichen Zeit stattfinden – damit Sie mit einer Standard-Checkliste oder -Vorlage beginnen und von dort aus weitere hinzufügen können. Denn SEO-Stratege sagt Refsland bspw., dass seine täglichen Kernaktivitäten in drei Kategorien unterteilt sind:

1. Positionieren Sie Ihre eigenen Websites ganz oben nebst Google
2. Vorteil verschaffen Sie neue Kunden
3. Positionieren Sie die Websites Ihrer Kunden ganz oben nebst Google

Von dort aus kann er nebst Sehnsucht weitere einmalige Aufgaben einfügen. Wenn Ihr Job Delegierung und Teamarbeit beinhaltet, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Verkettete Liste genau angeben, mit wem Sie zusammenarbeiten zu tun sein. (z. B. „Nebst Xander nachdem dem Fortschritt welcher neuen Startplattform fragen“ oder „Mit Team Y neue Monat des Sommerbeginns-Ziele rezensieren.“)

2. Bevorzugen Sie Tages- oder Wochenlisten? Denken Sie daran, dass wöchentliche Listen länger sein werden, welches pro manche demotivierend sein kann. Wenn Sie dies Gefühl bevorzugen, Tag für Tag mit einer frischen Weste zu beginnen, profitieren Sie wahrscheinlich von täglichen To-do-Listen im Vergleich zu wöchentlichen. Wenn Sie es vorziehen, jederzeit zu wissen, welches in welcher Pipeline ankommt, funktioniert eine wöchentliche Verkettete Liste unter Umständen besser (muss ungeachtet sowieso ständig sauber werden, wenn sich die Pipapo ändern).

3. Werden Sie Bereiche Ihres Lebens kombinieren? Laut Sumner ist es in Ordnungsprinzip, verschiedene Bereiche (privat, Arbeit usw.) Ihres Lebens hinaus einer Verkettete Liste zu kombinieren. Dieser eigentliche Trick besteht darin, dies Hinzufügen von Elementen zu vermeiden, zu deren Komplettierung Sie sich nicht verpflichten, wie „Endlich den Schrank im Lichtung reinigen“.

4. Urteilen Sie ein System ein, dies die Workflow-Erfassung sicherstellt. Sie benötigen eine Menge Posteingang, um nicht mehr da Ihre Aufgaben zu verknüpfen, sowie regelmäßige Überprüfungszeit, um die Posteingangselemente in den richtigen Staatsgut zu verarbeiten, sagt Sumner. Es kann mühsam sein, Elemente mitten in einem Telefon oder Meeting zu kategorisieren, von dort hilft es, verdongeln „Staging“-Staatsgut zu nach sich ziehen.

Wenige Menschen verwenden gerne ein Online-System wie Insightly oder GTDNext, während andere Schreibaufgaben hinaus einem einfachen alten Whiteboard oder in einem Notizbuch finden, wie dies SELF-Journal die Arbeit erledigt. Nachdem Sie wissen, wie Sie Ihre Aufgaben verfolgen, liegt es ganz nebst Ihnen, welchen Prozess Sie befolgen, um welche Aufgaben zu zusammenbringen und auszuführen. Ein paar beliebte:

1. Pipapo erledigen (GTD): Dies ist dies System, dies Sumner vorzugsweise. Beim GTD-System zu tun sein Sie nebst jeder Preisgabe die folgenden Fragen stellen: Welches ist dies? Ist es umsetzbar? Welches ist die nächste Kampagne? „Wenn es weniger wie zwei Minuten dauert, zeugen Sie es gleich“, sagte Sumner. „Wenn nicht, dann delegiere oder verschiebe es.“ (Mehr hier.)
2. Aktionsmethode: Mit welcher Aktionsmethode positionieren Sie Ihre Projekte (gleichwohl traut wie Aufgaben) in den folgenden Bereichen: Aktionsschritte (eine Verkettete Liste spezifischer Aufgaben, die Sie an einem bestimmten Tag erledigen zu tun sein), Referenzen (einschließlich aller zusätzlichen Informationen, die Sie benötigen Erledigen Sie Ihre Aufgaben wie Videos, Beschränkung, Sinister usw.) und Backburners (Pipapo, die jetzt nicht erledigt werden zu tun sein, wie Ideen, zukünftige Pitches und Ziele). (Mehr hier.)
3. Bullet-Journal: Dies Bullet-Journal-System schlägt vor, dass Sie eine Hauptliste münden, in welcher Sie kontinuierlich nicht dringende Aufgaben hinzufügen und sie nachdem Erledigung streichen. Ende dieser ursprünglichen Verkettete Liste würden Sie tägliche Aufgabenlisten erstellen, die nicht mehr da Punkte enthalten, die zeitkritisch geworden sind. Solche täglichen To-Do-Listen sollten so spezifisch und umsetzbar wie möglich sein und können sogar verdongeln Unvollendetes pro die wichtigsten Aufgaben enthalten, die pro den Tag erledigt werden zu tun sein. Finden Sie welche hervor, während Sie sich fragen: Welche Aufgaben werden den größten Kraft hinaus meinen Tag nach sich ziehen? Welche Aufgaben zu tun sein heute erledigt werden? Wenn ich heute nichts anderes erledige, nebst welchen Aufgaben fühle ich mich am erfolgreichsten? (Mehr hier.)

Schritttempo 2: Erstellen Sie Ihre Verkettete Liste

Dies Erstellen einer To-Do-Verkettete Liste mag problemlos erscheinen, ungeachtet wenn Sie nicht sorgfältig darüber nachgedacht nach sich ziehen, könnte dies System Sie im Stoß lassen. Refsland empfiehlt bspw., Ihre To-Do-Verkettete Liste etwa eine Woche im Vorn zu planen (auf den neuesten Stand bringen Sie sie nebst Sehnsucht) und sie jeden Abend nachdem getaner Arbeit zu begutachten, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.

„Wenn Sie schon Pipapo in welcher Pipeline nach sich ziehen, wissen Sie, welches geplant werden muss, oder wenn Sie keine Pipapo hinaus Ihrer To-do-Verkettete Liste pro die nächste Woche nach sich ziehen, können Sie sich hinaus die Aktivitäten zusammenfassen, die am günstigsten zu Ihnen passen, z bringt mehr Geld in Ihr Unternehmen“, sagte er. „Wenn Sie dem wöchentlichen und nächtlichen Zeremonie zur Planung Ihrer To-Do-Verkettete Liste hinterher gehen, sollten Sie nicht mehr wie 15-30 Minuten damit verleben, sie zu erledigen.“

Solche 30 Minuten können unnötig erscheinen, ungeachtet eine einfache Planungssitzung spart sehr viel Zeit während des Tages, sodass Sie Ihre wertvolle Leistungsabgabe nie damit verschwenden, sich zu fragen, welches Sie wie Nächstes tun sollten.

Möglich sein Sie dann beim Erstellen Ihrer Verkettete Liste wie folgt vor:

1. Entnerven Sie große, vage Projekte in Stücke. Sumner empfiehlt, große Projekte in kleinere, einfacher zu verwaltende Teile zu unterteilen, die Sie die ganze Woche droben in Überfall nehmen können. „Wir tendieren dazu, Projekte wie dies gewünschte Ergebnis hinaus oberster Flachland zu betrachten“, sagte sie. „Gewissermaßen besteht jedes Ergebnis aus mehreren Handlungsschritten. Je mehr Sie es aufschlüsseln, umso machbarer erscheinen sie.“

2. Weisen Sie jedem Element eine Prioritätsstufe zu. Sumner empfiehlt außerdem, Informationen zur Zeitsensitivität oder basierend hinaus begrenzten Zeitfenstern aufzunehmen. Um noch verdongeln Schritttempo weiter zu möglich sein, priorisiert Refsland seine eigenen To-Do-Listen-Aufgaben mithilfe welcher ABCDE-Methode:

1. Aufgaben, die ich erledigen muss – schwerwiegende Nachstellen, wenn sie nicht erledigt werden.
2. Aufgaben, die ich erledigen sollte – milde Konsequenzen, wenn sie nicht erledigt werden.
3. Aufgaben, die ich erledigen könnte – keine Konsequenzen, wenn sie nicht erledigt werden.
4. Aufgaben, die ich delegiere.
5. Aufgaben, die ich nie mache. (Dieser Töggelen, sagt Refsland, ist, niemals eine B-Preisgabe zu erledigen, vorweg Sie nicht mehr da A-Aufgaben erledigt nach sich ziehen, niemals eine Kohlenstoff-Preisgabe zu erledigen, vorweg Sie nicht mehr da B-Aufgaben erledigt nach sich ziehen usw.)

3. Begrenzen Sie die Elemente, die Sie Eingliederung. Sie können nicht immer kontrollieren, wie viele Meetings Sie an einem Tag nach sich ziehen, ungeachtet versuchen Sie realistisch zu sein, wie viel Sie an einem Werktag tatsächlich erledigen können. „Es ist wichtig, dass die Punkte, die Sie pro den nächsten Tag hinaus die To-Do-Verkettete Liste setzen, pro Sie gleichwohl wirklich realistisch sind“, sagte Refsland. „Wenn nicht, ist es keine To-do-Verkettete Liste, sondern eine Wunschliste.“ Erstellen Sie keine Absätze mit Aufgaben, pro deren Erledigung Sie 10 Minuten benötigen – knausern Sie jeden einzelnen hinaus maximal zwei Sätze, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Eine gute Faustregel: Wenn nicht nicht mehr da Punkte Ihrer To-do-Verkettete Liste hinaus verdongeln Postamt-It-Zettel passen, passen sie nicht in Ihren Tag.

4. Seien Sie spezifisch. Trennen Sie die Punkte „gute Idee, vielleicht eines Tages“ von denen, die Sie wirklich vorhaben. „Sonst hast du eine mehrseitige Verkettete Liste, die nie fertig wird und deine mentale Leistungsabgabe fordert“, sagte Sumner. Wenn nötig, münden Sie eine separate „Traum“-Verkettete Liste, ungeachtet sehen Sie sie sich erst an, wenn Sie nicht mehr da Punkte von Ihrer eigentlichen To-Do-Verkettete Liste gestrichen nach sich ziehen.

5. Zeugen Sie Ihre Beschränkung umsetzbar. Fügen Sie jedem Zähler hinaus Ihrer Verkettete Liste ein Verb hinzu, und je spezifischer, umso besser, sagt Sumner. „Sag zum Paradebeispiel nicht problemlos ‚Garage’“, schlug sie vor. „Sag stattdessen ‚nimm Schachtel Umzugskartons und Farbdosen zum Wiedergewinnung; zusammenbringen Gartengeräte.’ Es ist einfacher, die erforderliche Zeit vorherzusehen, und macht eine riesige Preisgabe weniger entmutigend.“

6. Positionieren Sie Ihre To-Do-Verkettete Liste an einem strategischen Ort. Wenn sich Ihre To-Do-Verkettete Liste in einem Notizbuch oder hinaus einer trocken abwischbaren Tisch befindet, die leichtgewichtig zu sehen ist – anstatt irgendwo hinaus Ihrem Telefon oder Computer versteckt zu sein –, empfiehlt Refsland, herauszufinden, welches Ihre nächste Preisgabe ist, und sie dann zu verstecken. „Die ganze Zeit hinaus deine To-Do-Verkettete Liste zu starren, ist kontraproduktiv und führt nur dazu, dass du den Hauptaugenmerk verlierst“, sagte er.

7. Erstellen Sie Ihre Verkettete Liste nicht in einer Elektronischer Brief. Zum Besten von Sumner ist es ein großer Fehler, Ihren Elektronischer Brief-Posteingang zu verwenden, um den Gesamtschau droben Ihre To-Do-Verkettete Liste zu behalten, da Sie wahrscheinlich mehr Zeit und Leistungsabgabe damit verschwenden werden, Dutzende anderer E-Mails zu durchsuchen, um dies zu finden, welches Sie nötig haben. Außerdem erlauben Sie anderen Personen, Ihre To-Do-Verkettete Liste jeweils zu diktieren, wenn sie eine Elektronischer Brief senden.

8. Nehmen Sie Zeit pro Pausen in Ihre Verkettete Liste hinaus. Refsland schlägt vor, Pausen zu überspringen während To-do-Aufgaben zu erledigen und sich stattdessen Zeit pro Pausen zwischen den Aufgaben zu nehmen. „Zeugen Sie keine kurze Pause, um Ihre E-Mails oder Social-Media-Konten zu begutachten“, sagte er. „Du wirst den Gesamtschau verlieren und sehr unproduktiv werden.“ Wenn Sie wissen, dass Sie Zeit pro eine bevorstehende Pause nach sich ziehen, werden Sie eigentlich durchpowern.

9. Kreuzen Sie die Punkte an, während Sie möglich sein. Es ist nicht nur befriedigend, Pipapo zu streichen, während Sie möglich sein, sondern es hilft Ihnen gleichwohl, darauf zu wertschätzen, welches nicht erledigt wird, und zu taxieren, warum, sagt Sumner. Ein Blick hinaus die Punkte, die noch nicht von Ihrer To-Do-Verkettete Liste gestrichen wurden, hilft schnell nebst Schritttempo 3.

Schritttempo 3: Ordnung

Dies Erstellen welcher perfekten To-Do-Verkettete Liste wird manche Zeit in Anspruch nehmen, solange bis Sie herausgefunden nach sich ziehen, welches pro Sie funktioniert. Von dort ist es wichtig, abzuwägen, wie es nachdem ein paar Versuchen gelaufen ist, um es richtig zu zeugen. Schauen Sie sich dazu zunächst die Elemente an, die nicht von Ihren letzten Listen gestrichen wurden. Fragen Sie sich, warum sie rückgängig gemacht wurden.

War die Preisgabe doch unwichtig?

War Ihnen unklar, wie Sie vorgehen sollen?

War es irgendetwas, dies du problemlos vermeidest?

„Die meisten Punkte hinaus Ihrer Verkettete Liste fliegen unter eine von drei Kategorien: herausfinden, entscheiden oder tun“, sagte Sumner. „Sie zu tun sein entweder Informationen zusammenschließen, eine Spiel treffen oder Maßnahmen ergreifen. Wenn Sie keine Fortschritte gemacht nach sich ziehen, kann dies daran liegen, dass Sie versuchen, Maßnahmen zu ergreifen, vorweg Sie die Recherche tun oder eine wichtige Spiel treffen. Zu welcher Zeit immer Sie nicht weiterkommen, fragen Sie sich: ‚Gibt es irgendetwas, dies ich herausfinden, entscheiden oder tun muss, um dies zu klappen?’“

Um dies zu tun, empfiehlt Sumner, Ihre To-do-Verkettete Liste unangeschlossen von einer persönlichen Zielliste zu betrachten. „Aufgaben sind detaillierter“, sagte sie. „Ziele sind mehr Big Picture. Morgens und abends gehe ich schnell meine To-Do-Verkettete Liste durch. Am Finale welcher Woche schaue ich nachdem vorne, um sicherzustellen, dass ich hinaus dem richtigen Weg bin, um Fristen einzuhalten. meine Wenigkeit überprüfe wichtige Ziele gerne mindestens zweimal im Jahr – vierteljährlich ist besser.“

Wenn ein Zähler pro viele Iterationen hinaus Ihrer To-Do-Verkettete Liste geblieben ist, fragen Sie sich, welches ihn wichtig macht. Tun Sie es pro Leckermaul anderen und es ist an welcher Zeit, die Verantwortung zurückzugeben, weil Sie problemlos keine Zeit nach sich ziehen? Können Sie die Motivation finden, während Sie Ihre Stillstand ändern oder eine Auswahlmöglichkeit Lösungskonzept finden? Wenn Sie wirklich welcher Meinung sind, dass ein Gegenstand es wert ist, abgesperrt zu werden, potenzieren Sie seine Wichtigkeit, um ihn zu erledigen, oder explantieren Sie ihn nachdem einem Monat des Herumhängens vollwertig.

Denken Sie daran, dass dies Erstellen einer perfekten To-Do-Verkettete Liste großartig ist, ungeachtet Sie sollten sich immer Raum pro vielseitige Verwendbarkeit lassen. „Es ist immer wichtig, dies Gesamtbild zu betrachten und sicherzustellen, dass Ihre To-do-Verkettete Liste darauf in Linie gebracht ist“, sagte Refsland. „Wenn sich Ihre große Strategie ändert, wird sich dies sehr wahrscheinlich hinaus die Aktivitäten hinaus Ihrer To-do-Verkettete Liste auswirken.“ Seien Sie anpassungsfähig und Sie werden feststellen, dass Ihre To-Do-Verkettete Liste Ihnen helfen wird, weit zu kommen.