So schreiben Sie eine Prozessdokumentation

Ganz gleich, ob Sie wiederkehrende Aufgaben erledigen oder ein neues Sendung erstellen, die Prozessdokumentation kann Ihnen derbei helfen, Ihre Geschäftsaktivitäten zu formalisieren. Tatsächlich trägt dasjenige Erstellen von Dokumentation dazu im Kontext, die Koordination, Struktur und Konsistenz in Ihrer Organisation zu verbessern.

Dieser Gebühr sammelt Best Practices für jedes die Prozessdokumentation. Hier versiert Sie:

Die Prozessdokumentation kann eine Schritttempo-für-Schritttempo-Schema zu einem neuen Softwaretool oder ein Onboarding-Manuskript für jedes neue Mitwirkender sein. Sie Realität ermöglicht es Ihnen, interne Systeme und Prozesse proaktiv zu gestalten, die Zeit, Kapital und wertvolle Schwung sparen.

Warum Prozessdokumentation wichtig ist

Wenn Ihnen Struktur und Feinheiten für jedes zentrale organisatorische Prozesse fehlen, ist Ihr Unternehmen einem höheren Risiko von Ineffizienzen ausgesetzt. Die Prozessdokumentation bietet eine zusätzliche Schutzebene für jedes Ihr Unternehmen.

Die fehlende Dokumentation kann zu folgenden organisatorischen Herausforderungen zur Folge haben.

Not an Informationsspeicherung

Wenn nur eine Person gut umfangreiches Wissen gut vereinen Prozess verfügt, besteht die Gefahr, dass die Organisation dieses Wissen verliert, wenn sie dasjenige Unternehmen verlässt. Die Prozessdokumentation hilft derbei, die Informationen zu skizzieren, die ebendiese Person verfügt, und ermöglicht es Ihnen, sie so zu speichern, dass andere darauf zupacken können.

Entlassungen

Ohne eine Roadmap besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Zeit für jedes unnötige oder sich wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Die Prozessdokumentation kann Ihnen helfen, ebendiese Redundanzen zu skizzieren und zu visualisieren, damit Sie eine bessere Problemlösung erstellen können.

Flaschenhals

Engpässe können in jeder Winkel des Prozesses sich zeigen. Es ist wichtig herauszufinden, woher Engpässe kommen und warum. Die Identifizierung dieser Verzögerungen und Hürden wird hilfreich sein, um mehr Eta zu schaffen.

Einnahmeverlust

Weniger Produktivität bedeutet, dass mehr Zeit und Schwung für jedes die Variante von Prozessen in Ihrer Organisation aufgewendet werden. Teammitglieder nach sich ziehen dann weniger Zeit, um neue Projekte zu übernehmen. Sie Desorganisation kann zu Umsatzeinbußen oder sogar Umsätzen in Ihrem Unternehmen zur Folge haben.

Vorteile dieser Prozessdokumentation

Die Prozessdokumentation ist entscheidend für jedes die Gesamtfunktion und den Vorgehen dieser Systeme in Ihrem Unternehmen. Weitere allgemeine Vorteile dieser Prozessdokumentation nachgehen.

Es schafft Resilienz oppositionell Veränderungen.

Die Prozessdokumentation ermöglicht es Ihrer Organisation, trotz beweglicher Teile ein konstantes Zeitmaß und eine konstante Eifer aufrechtzuerhalten. Während was auch immer (so granular wie möglich) heruntergebrochen wird, können einzelne Komponenten des Prozesses mit beträchtlicher Leichtigkeit verschoben oder ersetzt werden.

Dies kann vor allem hilfreich sein, wenn es in Ihrem Unternehmen zu Umstrukturierungen oder personellen Veränderungen kommt. Wenn eine Person Ihr Team verlässt, kann ihr Wissen weiterleben. Wenn ein neuer Teamkollege hinzukommt, hilft ihm die Dokumentation derbei, schnell aufzusteigen.

Sie identifizieren entbehrliche Prozesse und Schritte.

Wenn Sie in Ihre Organisationsprozesse tauchen, stellen Sie Festtag, ob ein Prozess vereinen vertretbaren Zahl für jedes Ihre Organisation bringt. Sie wiedererkennen, welche Schritte intrinsisch Ihrer Prozesse unumgänglich und effektiv sind.

Gibt es Schritte, die geändert oder eliminiert werden können, ohne die Wirksamkeit zu verschärfen? Sie Realität schafft Klarheit für jedes Ihr Team.

Es sammelt und organisiert Wissen.

Ein Prozessdokument enthält kollektives Wissen zu einer bestimmten Herangehensweise an ein Themenkreis. Während Sie ebendiese Dokumente für jedes Teammitglieder leichtgewichtig zugänglich zeugen, zuteilen Sie dasjenige Zunahme und den Informationsfluss in dieser gesamten Organisation.

Es ermöglicht die Selbsteinschätzung und berücksichtigt Variablen.

Die Prozessdokumentation ermöglicht Teammitgliedern, ihre individuellen Beiträge zu spiegeln. Sie können ihre Auswirkungen hinaus dasjenige Ergebnis eines bestimmten Prozesses genau wiedererkennen.

Dies Erstellen von Dokumentation ist untergeordnet hilfreich, um zu ermitteln, wo Anpassungen vorgenommen werden sollen, um den Prozess für jedes bessere Ergebnisse zu verfeinern.

Es stellt die Einhaltung sicher.

Ihr Team sollte relevante Prozessdokumente in den Onboarding- und Schulungsprozess einbeziehen. Sie können dann sicherstellen, dass neue und Mama Teammitglieder gut jedweder Informationen verfügen, die sie zum Erledigen einer Verzicht benötigen.

Durch die Aufschneiderei von Parametern können Sie sicherstellen, dass Sicherheits-, Rechts- oder andere Konformitäten erreicht werden.

Es minimiert Fehler.

Fehler sind ein natürlicher Teil des Lebens. Sie sollten jedoch Fehltritte in Ihrem Unternehmen nachher Möglichkeit vermeiden. Schritttempo-für-Schritttempo-Anleitungen zum Präzisieren einer Verzicht können Ihnen derbei helfen, ebendiese Fehler zu minimieren.

Prozessdokumentation erstellen

Nachdem Sie nun gesehen nach sich ziehen, wie wichtig die Prozessdokumentation für jedes Ihr Unternehmen ist, wollen wir untersuchen, wie Sie sie in Ihren eigenen Unternehmen implementieren können.

1. Identifizieren Sie Ihren Zweck.

Vor Sie mit dem Schreiben beginnen, zur Folge haben Sie ein Brainstorming durch. In dieser Zeit sollten Sie festlegen, welches Ihr Enddokument leisten soll. Erstellen Sie vereinen Schulungsleitfaden? Legen Sie vereinen Prozess für jedes Führungskräfte Festtag?

Sie sollten vereinen eindeutigen Namen für jedes den Prozess, den Sie dokumentieren, und ein klares Ziel für jedes dasjenige, welches Sie zu hinhauen versuchen, festlegen.

2. Forcieren Sie Ihr Publikum.

Identifizieren Sie qua Nächstes Ihr Publikum und warum Sie ihm diesen Prozess verdeutlichen sollen. Gilt dies z. B. für jedes dasjenige Vertriebsteam oder neue Mitwirkender? Dies Publikum energisch die Informationen, die Sie hinzufügen.

3. Identifizieren Sie dasjenige Format.

Sie sollten entscheiden, welches Sie in Ihre Dokumentation einbeziehen möchten. Und dasjenige geht gut den Text hinaus. Benötigen Sie Filmmaterial? Vielleicht würde Ihr Manuskript von Grafiken, Tabellen oder einem Flussdiagramm profitieren. Vielleicht ist ein Portable Document Format oder eine Webseite nicht dasjenige beste Format. Wenige Prozesse lassen sich am günstigsten per Video verdeutlichen.

Hier einfordern Sie, welches Format oder Zeichnung die erforderlichen Informationen am günstigsten vermittelt.

4. Umfang definieren.

Ihr Herrschaftsbereich legt Festtag, welches in Ihrer Dokumentation enthalten ist und welches nicht. Dies kann Ihnen helfen, sich hinaus die spezifische Verzicht zu unterordnen, die dokumentiert wird. Die Arbeit intrinsisch eines definierten Umfangs hilft Ihrem Team, eine Informationsüberflutung zu vermeiden.

5. Identifizieren Sie die erforderlichen Tools und Ressourcen.

Forcieren Sie qua Nächstes, welches Sie zum Erledigen dieser Verzicht benötigen. In Verbindung stehen relevante Software, Tools und Kapital, die für jedes jeden Schritttempo des Prozesses gewünscht werden. Sie Ressourcen werden manchmal qua Eingaben bezeichnet.

6. Reihenfolge einfordern.

Skizzieren Sie nachher Möglichkeit die aufeinanderfolgenden Schritte, die zur Wiederholung eines Prozesses erforderlich sind. Dies spielt eine große Rolle im Kontext dieser Steigerung dieser Eta und energisch den Gesamterfolg jeder Verzicht.

Schon hat nicht jede Verzicht eine klare Reihenfolge. Manchmal sollen Sie verschiedene Szenarien und mögliche Ergebnisse beziffern, um die Reihenfolge dieser Vorgänge für jedes Ihren Prozess festzulegen. Erstellen Sie in diesem Kernpunkt für jedes jedes Szenario unterschiedliche Sequenzen.

7. Verantwortliche einfordern.

Jener nächste Schritttempo besteht darin, gut die Rolle jedes Stakeholders nachzudenken. Dieser Teil Ihres Dokuments sollte so detailliert wie möglich sein. Beziehen Sie die zeitlichen Erwartungen für jedes jede Person ein und wie ebendiese Fristen Ihre allgemeinen zeitlichen Ziele unterstützen.

8. Identifizieren Sie Säumen.

Ihr Manuskript sollte jedweder Säumen transparent machen, die Ihren Prozess gießen. In Verbindung stehen Prozesszeitpläne, Fälligkeitsdaten, Budgetbeschränkungen, wichtige Leistungskennzahlen usw.

Wenn Sie erwägen, Ihren Prozess zu ändern, hilft Ihnen dasjenige Festlegen fester Säumen, etwaige Einschränkungen zu verstehen. Sie können wiedererkennen, welches Sie verschieben können und welches konstant bleiben muss.

Im folgenden Manuskript zum Personalbesetzungsprozess sind die Säumen in Bezug hinaus Humanressourcen lukulent definiert. Dies Manuskript legt untergeordnet dar, wo die Beteiligung dieser Personalabteilung aufhört.

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9. Erläutern Sie Ausnahmen und Eventualitäten.

Beachten Sie hinaus Ausnahmen, die sich zeigen können, und berücksichtigen Sie ebendiese in Ihrer Prozessdokumentation. Gleichartig gilt für jedes Eventualitäten. Sie sollten skizzieren, zu welcher Zeit Teammitglieder von dieser festgelegten Schrittfolge abweichen müssten.

10. Untersuchen und testen.

Sowie Sie all ebendiese Faktoren berücksichtigt und Ihren Prozess dokumentiert nach sich ziehen, werden Sie Ihre Arbeit nachschauen. Behauen Sie Ihr Manuskript. Testen Sie dann Ihre Anweisungen, während Sie die Verzicht wie beschrieben erledigen. Wenn was auch immer gut geht, sollten Sie die gewünschten Ergebnisse Ihrer Verzicht erzielen.

Denken Sie daran: Wenn an Ihrem Prozess mehrere Stakeholder beteiligt sind, kann dies zu einem Projekt mit Feedbackschichten werden. Jede Zweck bietet Ihnen eine größere Möglichkeit, Verbesserungen in Ihren Prozessen zu optimieren.

Tipps zur Prozessdokumentation

Vor Ihr Team mit dem Schreiben beginnt, finden Sie hier wenige Hinweise, die Ihnen helfen können, Ihre Bemühungen optimal zu nutzen.

1. Fassen Sie sich von kurzer Dauer.

Sie nach sich ziehen die Wahl, so wortreich oder so kurz zu sein, wie Sie möchten. Wir empfehlen, so kurz wie möglich zu sein. Sagen Sie genug, um die Idee zu vermitteln, ohne sich zu wiederholen oder Füllwörter zu verwenden.

2. Filmmaterial einschließen (wo zutreffend).

Visuals können Ihr Manuskript ansprechender zeugen. Bspw. können Bilder oder Infografiken große Textblöcke trennen. Dies kann Ihr Manuskript leichter lesbar zeugen.

In anderen Fällen können Diagramme oder Tabellen die hilfreichste Gattung sein, Informationen anzuzeigen. Im Rahmen komplexen Themen oder visuellen Prozessen kann ein Video am günstigsten tun.

Profi-Tipp: Wenn Sie zeigen, wie ein Schritttempo zum nächsten führt, ziehen Sie ein Flussdiagramm in Betracht.

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3. Schenken Sie Ihrem Team Bearbeitungskompetenz.

Schenken Sie Ihren Stakeholdern die Möglichkeit, die Prozessdokumentation zu behauen. Sie einfache Umbruch dieser Berechtigungseinstellungen Ihres Dokuments kann viel Zeit und Hin- und Her zwischen Ihrem Team sparen. Da sich Prozesse im Laufe dieser Zeit ändern, nach sich ziehen Sie mehrere Mitglieder Ihrer Organisation, die Ihre Inhalte hinaus dem neuesten Stand halten können.

4. Bleiben Sie flexibel.

Denken Sie daran: Es gibt keine eines Prozesse richtig dokumentieren. Die einzige Möglichkeit, die Prozessdokumentation falsch zu zeugen, besteht darin, sie vollwertig zu überspringen.

Die Gattung und Weise, wie Sie Dokumentation erstellen, kann sich im Laufe dieser Zeit ändern. Tatsächlich wird Ihr Manuskript selbst wahrscheinlich mehrere Iterationen wiederholen. Bleiben Sie flexibel, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Erste Schritte mit Dokumentation

Nachdem Sie sich nun mit Best Practices für jedes die Prozessdokumentation befasst nach sich ziehen, können Sie mit dem Schreiben beginnen.

Denken Sie daran: Die Dokumentation dieser Schritte zu Ihren am häufigsten verfolgten Prozessen erspart Ihrem Team, dasjenige Rad ständig neu erfinden zu sollen. Ihr Team wird stattdessen eine feste Grundlinie nach sich ziehen. Stattdessen können sie erneuern dasjenige Rad ggf.